Aktenaussonderung
Ämter und andere Einrichtungen der Stadtverwaltung Bamberg sind verpflichtet, die bei ihnen entstehenden Unterlagen (auch digitale Daten in Fachverfahren) in einer Registratur für gewisse Dauer verfügbar zu halten (“Aufbewahrungsfristen”, z.B. nach Fristenkatalog der KGSt oder des Bayer. EAPl.).
Der Ablauf dieser Aufbewahrungsfrist gestattet dem Fachamt jedoch keine Löschung oder Vernichtung der Informationen. Auch Löschungsvorschriften nach datenschutzrechtlichen Bestimmungen sind in der Regel keine Befugnis für das Fachamt zur physikalischen Löschung von Daten ohne Zustimmung des Stadtarchivs. Vielmehr lösen der Ablauf der Aufbewahrungsfrist bzw. der Eintritt des Zeitpunkts der “Löschung” bei digitalen Daten ein vom jeweiligen Fachamt ausgehendes Aussonderungsverfahren aus, in dem das Stadtarchiv die Entscheidung trifft (“Bewertung”), ob die angebotenen Unterlagen vernichtet bzw. physikalisch gelöscht werden dürfen (“Kassation”) oder in das Archiv übernommen werden (“Archivierung”).
Grundlagen für das Verfahren sind das Bayerische Archivgesetz, die Aktenordnung de Stadt Bamberg und die Dienstanweisung zur Aktenaussonderung.
Im Aussonderungsverfahren übersendet die anbietende Stelle/Registratur dem Stadtarchiv eine Liste (“Aussonderungsverzeichnis”) der auszusondernden Unterlagen (hier Download des Musters) auf elektronischem Weg. Die Bewertungsentscheidung des Archivs wird in der Liste gekennzeichnet und die Liste der anbietenden Stelle zurückgeleitet, die auf dieser Grundlage die zur Übernahme vorgesehenen Unterlagen dem Archiv zuleitet, die kassablen Unterlagen auf eigene Kosten und unter eigener Verantwortung für die rechtskonforme Kassation vernichtet.
Mit der Übernahme in das Archiv wird aus Verwaltungsunterlagen “Kulturgut”, das für Forschung, Gesellschaft oder Verwaltung einen hohen Quellenwert besitzt.
Eine vom Stadtarchiv getroffene Entscheidung zur Kassation zwingt aus datenschutzrechtlichen und finanziellen Gründen zur Vernichtung der angebotenen Unterlagen; eine weitere Aufbewahrung dieser Unterlagen ist nicht zulässig.